Nhân Viên Văn Phòng Là Gì Và Làm Những Việc Gì?

Khi còn ngồi ghế nhà trường tôi cứ nghĩ rằng nhân viên văn phòng – nhân viên công sở là sẽ mường tượng và nghĩ tới công việc “an nhàn” bên các chồng giấy tờ và máy in, hoặc đó là các công việc kế toán văn phòng, thư ký…. Nhưng thực tế khi ra trường và làm viêc rồi mới cảm thấy rằng công việc của nhân viên văn phòng không đơn giản và thoải mái như chúng ta tưởng. Có những lúc Stress bởi công việc, hoặc những hôm bị kẹt xe không kịp ăn sáng hoặc thê thảm hơn nữa là đưa con đi học xong lại muộn giờ làm. Vậy, Nhân viên văn phòng là gì? Công việc của nhân viên văn phòng gồm những việc gì ?

Hãy cùng Thaolinh.vn cùng tìm hiểu nhé!

Nhân viên văn phòng là gì?

Một doanh nghiệp/công ty hoạt động thì bắt buộc phải có Nhân viên văn phòng (tiếng Anh là office worker, officer) và nhân viên ấy sẽ được coi là “bảo mẫu” của công ty và gần như là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào.Nhân viên văn phòng làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu….

Ngoài ra nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty.

nhân viên văn phòng tại công ty nước ngoài

Chính vì vậy, khi là một nhân viên công sở các bạn phải xác định lại tư tưởng khi vào làm việc tại văn phòng công ty. Ví dụ như nếu các bạn làm việc trong môi trường công ty nước ngoài thì các bạn nên trau dồi tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Hàn… vì khi làm việc trong môi trường như vậy các bạn sẽ gặp những câu hỏi hoặc những câu giao tiếp tiếng nước ngoài mà bạn có thể sẽ không thể trốn tránh được mãi.

Vì vậy, các bạn hãy tham khảo một số bài viết sau:

» Cách viết thư xin việc bằng tiếng Anh ấn tượng

» Những câu hỏi và trả lời phỏng vấn tiếng anh thông dụng

» Cách trả lời thư mời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh

Khi các bạn được nhận vào làm việc rồi thì hãy học ngay những kiến thức sau đây để dễ dàng hơn trong việc giao tiếp văn phòng:

» 60 Từ Vựng Tiếng Anh Văn Phòng

» Tiếng Anh Văn Phòng Phẩm

Nhân viên văn phòng là làm những việc gì???

Để trả lời cho câu hỏi trên Thaolinh.vn liệt kê cho các bạn danh sách nhóm công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:

Lễ tân văn phòng

1. Trả lời điện thoại từ khách hàng
2. Đón khách thay ban giám đốc
3. Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
4. Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
5. Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)

Công tác văn thư

1. Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
2. Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
3. Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
4. Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
5. Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
6. Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
7. Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết

Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị

1. Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
2. Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
3. Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty

Hỗ trợ dự án

1. Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
2. Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
3. Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty

*** Trên đây là nhóm công việc của nhân viên văn phòng và hành chính nhân sự. Trên thực tế tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà các vị trí, tên gọi của nhân viên văn phòng cũng vô cùng nhiều: nhân viên kế toán, thư ký, IT, coder, developer, nhân viên kỹ thuật, sale, CEO hay manager ….

Nếu bạn đang tìm hiểu thông tin để tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng hay định hướng công việc. Chúng tôi khuyên bạn NÊN tìm kiếm theo 1 tiêu chí hay ngành nghề cụ thể. VD Kế toán, thiết kế, lập trình viên, thư ký vv.vv

Chúc các bạn thành công!

Thaolinh.vn