Hướng dẫn thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho công ty/doanh nghiệp:

Bài viết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách đăng ký sử dụng nhanh chóng nhất. vì trên thực tế giờ đây, nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng hóa đơn điện tử muốn được áp dụng triển khai nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu. Qua triển khai thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có vô vàn những lợi ích thiết thực. Để cơ quan Thuế có thể kiểm soát được các doanh nghiệp, tổng Cục Thuế đã đề xuất đưa ra quy định bắt buộc đến năm 2018 các doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Để hiểu rõ hơn về nghị định 119/2018/NĐ-CP, các bạn xem tại đây: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 11/2018 theo 119/2018/NĐ-CP

Hóa đơn điện tử và những tính năng:

Hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Điều kiện áp dụng hóa đơn điện tử:

• Đơn vị, doanh nghiệp là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

• Doanh nghiệp có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

• Doanh nghiệp có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

• Doanh nghiệp có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn và có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.

Những tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử:

♥ Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con

♥ Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc

♥ Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …

♥ Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS

♥ Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn

♥ Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp

♥ Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.

♥ Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu

Các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử người sử dụng tìm kiếm mẫu quyết định áp dụng theo mẫu click vào đây » phụ lục 1 « Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Xem thêm: hướng dẫn đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau đó, người dùng truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế theo mẫu số 01/ĐK-HĐXT. Sau khi truy cập xong, doanh nghiệp tiến hành đăng ký các nội dung như:

• ♥ Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
• ♥ Đăng ký sử dụng một hay nhiều chứng thư số để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ cơ quan thuế tới hòm thư điện tử về việc có chấp nhận hay không việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu được chấp nhận, cơ quan thuế sẽ cấp tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ nhận được thông báo theo quy định.

Một doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng nhiều tài khoản khi truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế (VAN) để tạo tài khoản cấp 2.

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công doanh nghiệp cần đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử với nhà cung cấp để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử đính kèm bảng kê có hợp lệ không

Giới thiệu về phần mềm hóa đơn điện tử:

Phần mềm hóa đơn điện tử là phần mềm được đưa vào sử dụng để phục vụ cho công tác in, xuất hóa đơn điện tử. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp khởi tạo, xử lý hóa đơn (tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ) trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử có rất nhiều đơn vị cung cấp tuy nhiên để chọn được công ty bán phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thì bạn phải cân nhắc thật kỹ vì mô hình hóa đơn điện tử này hoàn toàn mới mẻ và sẽ là vấn đề trở ngại lớn đối với các doanh nghiệp khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Xem thêm: Hóa đơn điện tử có cần ký tên và đóng dấu không

Trên đây là bài viết về thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn trong việc đăng ký và sử dụng nhé!

Nếu các bạn còn thắc mắc nữa thì có thể tham khảo bài viết tổng hợp tại đây: Quy định về hóa đơn điện tử