Hướng Dẫn Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng

Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử năm 2018 “ Bản chuẩn quy ”

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Vậy việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đễ hay khó. Bài biết sau đây sẽ hướng dẫn các bước, và thủ tục để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Các bạn làm theo hướng dẫn bước tiếp theo:

Hướng Dẫn Thông Báo Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Qua Mạng bản chuẩn quy 2018

Dưới đây là 3 bước để thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Các mẫu cũng như các bước thực hiện được trích dẫn từ Thông tư 32/2011/TT-BTC.  về phát hành sử dụng hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Trước đây: sau 05 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Nhưng từ ngày 12/6/2017: theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: sau 02 ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng. Tổ chức kinh doanh bắt đầu được phép sử dụng hóa đơn.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng.

1. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
2. Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)
3. Hoá đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

>>>>> Các bạn có thể tải về các mẫu hồ sơ theo từng link phía dưới nhé!

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu giấy tờ để có thể phát hành hóa đơn điện tử. Để thuận lợi trong thủ tục giấy tờ thì 3 mẫu này có thể được lập và gửi cùng lúc lên cơ quan thuế.

Mẫu 1: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Mẫu này được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).

Cổng thông tin: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

Mẫu 2: Phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi phát hành Doanh nghiệp cần lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32)

Mẫu 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Sau gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Như vậy để phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu trên và gửi cùng lúc lên chi cục thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Tùy chi cục thuế sẽ có cách phản hồi lại doanh nghiệp khác nhau.

TH1: Phản hồi thông tin qua địa chỉ mail, gọi điện…với nội dung chấp thuận, từ trối hoặc chỉnh sửa.

TH2: Sau 3 ngày là việc tính từ ngày gửi 3 mẫu kể trên lên chi cục thuế. Nếu không có phản hồi thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Còn nếu có phản hồi thì doanh nghiệp tuy vào nội dung phản hồi của mà điều chỉnh.(thư phản hồi có nội dung yêu cầu chỉnh sửa hoặc thư từ trối việc cấp phép sử dụng và lý do của việc từ chối )

Với các chi cục yêu cầu nộp 3 mẫu thông báo phát hành qua mạng.

CHÚ Ý :

–  Quyết định sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành hoá đơn điện tử và hoá đơn mẫu ->  phải là bản SCAN và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc)

–  Cần có thêm một bản Thông báo phát hành định dạng “ XML”

–  Bên cạnh đó bạn cần chuẩn bị Chữ ký số (Token)

Cách Làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử “XML” trên HTKK:

Đăng nhập vào phần mềm HTKK: Hóa đơn (1) / Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC) (2)

Nhập các thông tin bắt buộc vào Thông báo phát hành / Sau khi đã nhập xong các bạn chọn: “Kết xuất XML”

Vậy là bạn đã có fife “ XML” Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Bước 2 : Đăng ký nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng fife “XML”

– Sử dụng trình duyệt Internet Explorer Truy cập vào website:  nhantokhai.gdt.gov.vn Sau đó Đăng nhập hệ thống theo MST của Doanh nghiệp.

– Chọn Tài khoản / Đăng ký thêm tờ khai.

Lưu ý : Ngày bắt đầu sử dụng  sau 02 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

– Sau đó Tích chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”/ Tiếp tục

Sau khi đã đăng ký xong các bạn Nộp Thông báo phát hành hóa đơn. Vào mục “Nộp tờ khai”/ Tải lên fife thông báo “XML”

Việc nộp thông báo phát hành hoá đơn điện tử giống như việc  bạn nộp Tờ khai thuế GTGT .

Bước 3 : Nộp Hóa đơn mẫu, quyết đinh sử dụng và thông báo phát hành bản word qua mạng

Các bạn phải SCAN Thông báo phát hành hoá đơn điện tử, hóa đơn mẫu mà bên nhà in cung cấp và Quyết định được sử dụng hóa đơn (Chú ý 3 fife này phải có định dạng word )

Quá trình nộp 3 fife word.
+ Sau khi các bạn đã nộp xong Thông báo phát hành hóa đơn trên nhantokhai. gdt.gov.vn các bạn vào mục: Tra cứu / TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn:

– Tiếp đó các bạn chọn File Word  đã tạo đính kèm . Sau đó Ký nộp là xong nhé.

Chú ý :  Sau khi nộp xong thì 2 ngày sau các bạn kiểm tra xem đã được phát hành chưa, trước khi sử dụng.

Để có thể kiểm tra hoá đơn đã được pháp hành hay chưa. Các bạn tìm hiểu thông qua bài viết: Cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua công thông tin của cơ quan thuế.

+    Nếu các bạn thấy kết hóa đơn đã có đầy đủ thông tin (Được phép sử dụng)
+    Nếu chưa có kết quả thì các bạn phải in bản cứng để lên nộp trực tiếp cho Cơ quan thuế nhé

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2 qua mạng năm 2018:

Từ lần thứ 2 trở đi nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu  mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

Như vậy là bạn đã phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận. Sau 2 ngày bạn kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html .

Các bước tra cứu các bạn tìm hiểu qua bài viết: Cách tra cứu hoá đơn điện tử đã được thông báo phát hành qua công thông tin của cơ quan thuế.